يجب على صاحب العمل أن يفرد ملفاً خاصاً لكل عامل يتضمن كافة البيانات المتعلقة به، وبوجه خاص:
- 1. اسمه وسنه ورقمه السكاني وحالته الاجتماعية ومحل إقامته وجنسيته.
- 2. وظيفته أو مهنته ومؤهله وخبراته.
- 3. تاريخ مزاولته للعمل وأجره وما طرأ عليه من تطورات.
- 4. ما حصل عليه من إجازات وما وقع عليه من جزاءات.
- 5. تاريخ وأسباب انتهاء خدمته. وعلى صاحب العمل أن يحفظ في ملف العامل محاضر التحقيقات التي أجريت مع العامل وتقارير رؤسائه عن مستوى أدائه للعمل طبقاً لأنظمة العمل بالمنشأة، وأية أوراق أخرى تتعلق بخدمة العامل.
ويجب على صاحب العمل الاحتفاظ بملف العامل لمدة سنتين على الأقل من تاريخ انقضاء عقد العمل.
